Asansör firmaları faturayı ve tahsilatı, bakım ve arıza kayıtlarıyla bağlantılı bir programda tek yerden takip edebilir. Asansorex, cari hesap, e-Fatura, e-Arşiv ve sahada tahsilatı asansör işleriyle birlikte yöneten bir yazılımdır….
Asansör firmaları faturayı ve tahsilatı, bakım ve arıza kayıtlarıyla bağlantılı bir programda tek yerden takip edebilir. Asansorex, cari hesap, e-Fatura, e-Arşiv ve sahada tahsilatı asansör işleriyle birlikte yöneten bir yazılımdır.
Asansör firmalarında para takibi, tipik bir mağaza veya atölyeden farklıdır. Aylık bakım ücretleri düzenli tekrar eder. Bunun yanında arıza, parça, revizyon ve teklif işleri ek tutar doğurur. Üstelik ödeme bazen ofiste, bazen sahadaki teknisyene yapılır. Bu hareketler tek bir yerde görülmediğinde müşterinin gerçek bakiyesini anlamak zorlaşır.
Bakım listesi ile muhasebe ayrı durduğunda faturası kesilmemiş işleri görmek zorlaşır. Asansorex’te yapılan iş, faturalanacak kayıt ve müşteri bakiyesi birbiriyle ilişkilidir. Ofis, fatura bekleyen işleri aynı sistemden izler.
Bu bağlantı, gözden kaçan gelirleri azaltmaya yardım eder. Teknisyenin arızada kullandığı bir parça veya sahada eklenen bir iş, ofise ayrıca hatırlatılmadan görülebilir. Ofis de faturayı yaparken bilgiyi ikinci kez aramak zorunda kalmaz.
Teknisyen sahada ödeme aldığında bunun hemen kaydedilmesi önemlidir. Aksi halde tutar akşama kadar ofise ulaşmayabilir veya müşteri “Ödedim” dediğinde iki taraf farklı kayıtlara bakabilir.
Asansorex’te tahsilat, ilgili müşterinin hesabına işlenir ve makbuz oluşturulur. Ödeme yapan kişinin imzası alınabilir. Kişi o anda sahada değilse imza SMS bağlantısıyla da istenebilir. Böylece müşteri, ofis ve teknisyen aynı kaydı görür.
Asansorex’in müşteri portalı kullanılıyorsa müşteri kendi finans ekranına ve hesap ekstresine erişebilir. Ekstre PDF olarak da alınabilir. Bu, özellikle birden fazla binayı yöneten yöneticilerin ofisle yazışmasını azaltmaya yardımcı olur.
Program kullanmak kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz. İyi bir ay sonu düzeni için şu soruların cevabı aranmalıdır:
Hayır. Asansorex firmanın günlük cari, fatura ve tahsilat takibini kolaylaştırır. Resmî defter ve beyan işleri mali müşavirle yürütülmeye devam eder. Belgelerin vergi uygulaması konusunda da mali müşavirin görüşü alınmalıdır.
Bakım geliri düzenli görünse de takibi kolay değildir. Bazı binalar aylık, bazıları dönemsel ödeme yapar. Bir yönetici fatura ister, başka bir müşteri yalnızca makbuz bekleyebilir. Yönetici değiştiğinde ödeme alışkanlığı da değişebilir. Bu nedenle her cari için ücret, fatura düzeni ve ödeme sorumlusu baştan netleşmelidir.
Ay içinde belli bir sıra izlemek işi sadeleştirir. Önce o ayın bakım ve ek işleri kontrol edilir. Ardından faturalar hazırlanır, sonra vadesi yaklaşan müşteriler için hatırlatma yapılır. Ay sonunda da açık kalan bakiyeler gözden geçirilir. Bu sıranın her ay aynı kalması, kişiye bağımlılığı azaltır.
Aylık ücret hatırlanır, ama küçük ek işler daha kolay unutulur. Değiştirilen bir kapı parçası, hafta sonu yapılan müdahale veya bakım sırasında eklenen bir malzeme, kayıt girilmezse fatura aşamasına ulaşmaz. Tek tek küçük görünen bu kalemler yıl içinde önemli bir tutara dönüşebilir.
Çözümün başlangıcı sahadadır. Teknisyenin işi kapatırken parçayı ve ek tutarı girmesi, ofisin takibini kolaylaştırır. Tutarın KDV dahil mi hariç mi olduğunun yazılması da sonraki tartışmaları azaltır. Ofis, fatura bekleyen işler listesinden bu kalemleri seçerek ilerleyebilir.
Tahsilat konuşması çoğu firmanın ertelediği işlerden biridir. Bakiyeyi net gösteremeyen firma için bu görüşme daha da zorlaşır. Müşteri hangi ayın ödendiğini sorduğunda tarih tarih ekstre gösterebilmek, konuşmayı kişisel olmaktan çıkarır.
Takip için basit bir sıra belirlenebilir. Önce nazik bir hatırlatma yapılır, sonra ekstre paylaşılır, ardından sorumlu kişi telefonla görüşür. Asansorex’te ödeme hatırlatma duyuruları için SMS şablonu kullanılabilir. Mesajların dili firmanın müşteri ilişkisine uygun, sade ve saygılı olmalıdır.
Sahadan alınan nakit, firmaların en hassas konularından biridir. Teknisyene güvenmekle kayıt tutmak birbirine zıt değildir. Tam tersine, düzenli kayıt teknisyeni de korur. Müşteri “Parayı verdim” dediğinde kaydı ve makbuzu görülebilen bir işlem, tartışmayı kısa sürede bitirir.
Firma, teknisyenin topladığı tutarı hangi sıklıkla teslim edeceğini belirlemelidir. Teslim işlemi de kasa hareketi olarak kaydedilmelidir. Kasalar arası bir aktarım yanlış girilirse satırları silmek yerine ters kayıtla düzeltmek, geçmişin izlenebilir kalmasını sağlar.
Birkaç saniyelik bir kontrol, sonradan iptal ve iade uğraşını azaltır:
Firma sahibi için toplam ciro tek başına yeterli değildir. Kasadaki nakit, toplam alacak, gecikmiş alacak ve faturası kesilmemiş işler ayrı görülmelidir. Çok iş yapan ama tahsilatı zayıf bir firma, kağıt üzerinde büyürken nakit sıkıntısı yaşayabilir. Düzenli kayıt bu farkı erken göstermeye yardım eder.
Asansör firmasının mali resmi yalnızca kesilen faturalardan oluşmaz. Parça tedarikçileri, araç masrafları ve taşeron işler de kârlılığı etkiler. Gelen fatura ayrı bir klasörde beklerse tedarikçiye olan borç ve dönem gideri geç anlaşılır.
Asansorex’te gelen faturalar tedarikçiyle ilişkilendirilebilir ve gider tarafına işlenebilir. Ödemesi daha sonra yapılacak bir fatura ile hemen ödenen fatura birbirinden ayrı takip edilebilir. Bu düzen, firmanın hem alacağını hem de borcunu aynı dönemde değerlendirmesine yardım eder.
Özellikle parça yoğun işlerde bir işin gerçek kazancı, kesilen fatura ile yapılan alış birlikte görülünce anlaşılır. Firma belirli bir revizyon veya onarım işinde parasını nereye harcadığını bilmek isteyebilir. Böyle bir değerlendirme için kayıtların düzenli girilmesi gerekir. Yanlış sınıflanan giderler rakamları yanıltabilir. Dönem sonuna kalmadan mali müşavirle paylaşılan düzenli bir özet, eksik belgelerin erken fark edilmesine de yardımcı olur.
e-Fatura için ayrı bir programa geçmek gerekir mi? Asansorex’te e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri program içinden hazırlanıp gönderilebilir. Firmanın kurulum durumu başlangıçta kontrol edilmelidir.
Eski bakiyeler sisteme aktarılabilir mi? Evet. Açılış bakiyeleri ve uygun geçmiş kayıtlar veri aktarımı sırasında değerlendirilebilir.
Ayrıntılar için asansör fatura ve tahsilat yazılımı ile asansör cari hesap programı sayfalarına bakılabilir.
